 |
|
 |
||
|
|
|
|
|
|
|
Аврал или независимый процесс?
Как провести инвентаризацию? Об этом сказано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49. Вообще согласно нашему законодательству инвентаризировать нужно все имущество организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Этого требует статья 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Исключение сделано лишь для тех организаций, которые провели инвентаризацию после 1 октября текущего года, основные средства, инвентаризацию которых можно проводить раз в три года, и библиотечные фонды - их инвентаризируют раз в пять лет. Такую периодичность нужно закрепить в приказе об учетной политике организации. Каждая организация обязана создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. В нее включаются представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В комиссию могут входить и представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций. Перед тем как начать проверку фактического наличия имущества, инвентаризационная комиссия должна получить все приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей. Приходные и расходные документы материально ответственные лица сдают в бухгалтерию под расписку, а затем документы передаются инвентаризационной комиссии. В расписке, выдаваемой материально ответственным лицам, должны быть перечислены все сданные документы, а также сказано, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на покупку имущества и доверенности на его получение. Получив документы, председатель инвентаризационной комиссии визирует их, написав: "До инвентаризации на... (пишется дата инвентаризации)". На основании этого бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации. На следующем этапе члены инвентаризационной комиссии описывают имущество. Проверка осуществляется, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются все товары и ценности. Обратите внимание, что фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц. Принимать и отпускать материальные ценности во время инвентаризации нельзя. Если же какие-либо ценности поступили в организацию уже после ее начала, то в ходе инвентаризации эти ценности не учитываются - их надо оприходовать после того, как инвентаризация закончится. После того как проверка закончилась и ее результаты оформлены документально, нужно сравнить фактические остатки материальных ценностей с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Различия между фактическим наличием ценностей и показателями учета (излишки или недостачи) нужно отразить в сличительных ведомостях (формы N ИНВ-18, N ИНВ-19). Заполняя сличительные ведомости, надо учесть пересортицу (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого), разницы, которые образовались в результате пересортицы. И наконец, нужно списать потери в пределах норм естественной убыли.
Основными целями инвентаризации являются: - выявление фактического наличия имущества, ТМЦ и т.д.; - сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского и управленческого учета; В реалиях сегодняшнего дня, когда товарооборот стремительно набирает обороты, инвентаризацию необходимо проводить чуть ли не каждый день. Именно тогда будет уверенность, что фактический остаток склада будет соответствует (ну, или почти...) данными управленческого учета. Инвентр всего склада ежедневно, т.е. после каждой смены - не всегда возможно, к сожалению. Вспоминается, как на одном предприятии полная ревизия всего склада заняла почти две недели, и это с полной остановкой и привлечением дополнительных людей. Все зависит от характеристик товара, его упаковки и т.д. И самое печальное, что полученные цифры не всегда соответствуют действительности. Увы... Погрешность при ручном подсчете ТМЦ присутствует и никуда от этого не денешься. И даже если эта погрешность не более 1%," то это может быть больше, чем количество в одном и даже нескольких заказах... В большинстве случаев (для склада с большим ассортиментом товара, односменной графиком работы, коллективной материальной ответственностью) наиболее целесообразно проводить инвентр по следующей схеме-инструкции. 1. Выбирается время, приблизительно один час, так называемый "час внутри складской работы", желательно в начале или в конце рабочего дня. В это время товародвижение полностью прекращено, что соответственно должно быть закреплено в графике работы склада. 2. Весь ассортиментный ряд разбивается на группы. Объем товара каждой группы должен быть примерно одинаков и равен количеству возможного пересчета в течение "часа внутри складской работы". Все группы товара должны быть пересчитаны не менее одного раза в месяц. Группы "риска" пересчитываются один раз в неделю. 3. Инвентр по отдельной группе проводится непосредственно перед возможным окончанием одного или нескольких артикулов данной группы (выдача под "ноль"), получением новой партии, но не реже одного раза в месяц. 4. "Лист Пересчета", в котором указывается наименование, артикул, кол-во по документам, фактическое кол-во, Ф.И.О. и подпись проводившего пересчет, Ф.И.О. и подпись непосредственного руководителя. Каждый такой лист подшивается в общую папку "Инвентаризация". Фактическое количество оперативно заносится в БД. В случае расхождения составляется "Акт на Недостачу" или "Акт Оприходования Излишков", с указанием причины возникших расхождений. 5. В начале каждого месяца заводится "Сводный Лист Пересчета", в который в течение месяца заносятся итоги дневного пересчета групп товара, считаются недостача и излишки по каждой группе товара, а в конце месяца выводится итоговая сумма, которая в свою очередь передается в бухгалтерию для учета при начислении зарплаты сотрудникам склада. Каждый такой лист подшивается в общую папку "Инвентаризация". "Сводный Лист Пересчета" является также графиком проведения инвентаризации. Очередность проведения пересчета среди групп товара определяется руководителем склада. 6. Сотрудник, ведущий оперативный учет на складе следит за тем, чтоб все накладные на момент пересчета были учтены и сданы в бухгалтерию. Заявки на выдачу товара подобранные заранее, но не выданные получателю считаются как ушедшие со склада, при пересчете товар в них не учитывается. В случае компьютерного учета в "Листе Пересчета", графа кол-во по документам разбивается на две графы: Кол-во, свободный товар и Кол-во, товар в подобранных заявках. Данная инструкция и образцы "Лист Пересчета", "Сводный Лист Пересчета", "Акт на Недостачу", "Акт Оприходования Излишков" вводится в действие приказом генерального директора предприятия. Контроль над исполнением данной инструкции возлагается на руководителя службы логистики предприятия. Данный подход позволяет: вести коррекцию оперативного учета с целью недопущения резервирования несуществующего товара, недопущения простаивания клиента при получении товара со склада из-за ошибок складских работников; оперативно выявлять случаи хищения и недобросовестного отношения к поставленным задачам; оперативно корректировать заказ товара; выявлять ошибки, допущенные при учете товара.
См. также статью Коллективная материальная ответственность или "Как оптимизировать работу склада?"
См. также Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности
Владислав Артамонов Статья опубликована в журнале "Складские технологии" №2/октябрь 2004 г.
|