 |
|
 |
||
|
|
|
|
|
|
|
СКЛАД ИНСТРУКЦИЙ
СКЛАД ЗАКОНОВ ПО ЛОГИСТИКЕ ПРОДАЖ
СКЛАД ЗАКОНОВ О МЕЖДУНАРОДНЫХ ПЕРЕВОЗКАХ
СКЛАД ЗАКОНОВ ОБ ЭКСПЛУАТАЦИИ ТРАНСПОРТА, ЭКСПЕДИЦИИ
И ПЕРЕВОЗКИ ГРУЗОВ
СКЛАД
ЗАКОНОВ О СЕРТИФИКАЦИИ, СТАНДАРТИЗАЦИИ, ЛИЦЕНЗИРОВАНИИ и т.д. и т.п.
СКЛАД ЗАКОНОВ О ТЕХНИЧЕСКОМ РЕГУЛИРОВАНИИ В
ЛОГИСТИКЕ
СКЛАД ЗАКОНОВ ОБ
АВИАПЕРЕВОЗКАХ
СКЛАД ЗАКОНОВ О ФИТОСАНИТАРНОМ, ВЕТЕРИНАРНОМ,
КАРАНТИННОМ и пр. КОНТРОЛЕ
СКЛАД ЗАКОНОВ О ВАЛЮТНОМ РЕГУЛИРОВАНИИ И ВАЛЮТНОМ
КОНТРОЛЕ
СКЛАД
ЗАКОНОВ О СТРАХОВАНИИ В ЛОГИСТИКЕ
СКЛАД ЗАКОНОВ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ ПРИ ДОСТАВКЕ
ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ
СКЛАД ЗАКОНОВ ОБ ЭКСПЛУАТАЦИИ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ
В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
СКЛАД ТИПОВЫХ ФОРМ
ДОКУМЕНТОВ ПО ЛОГИСТИКЕ
ЮРИДИЧЕСКИЕ
УСЛУГИ И КОНСУЛЬТАЦИИ
.
Двенадцать правил составления должностной
Инструкции.
Короткое
вступление
В этой статье речь пойдет о корпоративных письменных нормативных
документах. Существует три основные разновидности таких документов:
положения
о структурных подразделениях,
Регламенты выполнения рабочих операций и персональные
должностные
Инструкции. В действительности, с точки зрения техники написания нет
никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций. Если
какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его
проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается
в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых
взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще
воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих
документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент
на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы
и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях
и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то
они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов
первых двух разновидностей.
Эта статья
посвящена общим принципам составления нормативных документов, а не их разновидностям,
поэтому в тексте слова «документы», «положения», «регламенты» и «инструкции» будут
часто использоваться как синонимы. Теперь перейдем к делу.
Зачем
существуют инструкции: Что делать? и Кто виноват?
Все согласятся
с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность.
Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ,
просто невозможно исполнять. Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным
документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в
нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее инструкция, тем
больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений.
Все это знают, однако, большинство должностных инструкций длинные и неясные. В
чем дело?
Большинство
авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое инструкция. Не понимают
этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители,
и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности
письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные
инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить
подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно
полагают, что инструкция может заменить этот самый начальственный
рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства.
И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции
в управлении крупной организацией.
В действительности,
единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя
«Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае,
когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым
безжалостным образом вычищено из инструкции. Это первое правило.
Назначение
инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного
к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может!
В первую
очередь оставьте иллюзию, будто прочитав инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять.
Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации
могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию,
пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это
никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции
избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности
подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
Если это
понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции
все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…».
Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые
предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение инструкции ничуть не
менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые
из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор, и вы увидите, что
нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это
второе правило.
Помните:
вы пишете инструкции конкретным людям
Еще одна
крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания
описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что инструкция для маленьких
детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как
извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Как правило,
такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего,
искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно
объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье
правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации
выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше
других нуждаются в длинных, подробных и заумных инструкциях. Представьте себе
того человека, которому вы пишете инструкцию – и вы с легким сердцем сократите
ее раза в полтора! Если это не так, то может вам обратить внимание на подбор кадров?
Парадокс
заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные
инструкции получатся почти одинаковой длинны!
Кто и
зачем читает инструкции, или цели, задачи, функции: от общего к частному
Итак, из
нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы,
а также все то, что исполнитель знает безо всякой инструкции просто в силу своего
образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?
Раздел 1
«Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями
каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа.
Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть
этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен
быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение
приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?
Раздел
последний «заключительные положения» То же самое.
Раздел 2
«Цели и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ.
Если общие и заключительные положения можно написать «на автопилоте» или просто
позаимствовать из другого документа, то к «Целям и задачам» нужно приступать,
четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел «Функции»
можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции
осуществлять, но «Цели и задачи» должен определить руководитель лично. Как бы
ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.
Как правильно
сформулировать цели?
Правило
четвертое: цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании,
где на повестке дня стояло два вопроса: 1) починка сарая и 2) строительство коммунизма.
Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай?
А если – починки сарая, то, причем коммунизм?
Правило
пятое: избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш
путь проходит по маршруту А – Б – В. Если вы указали
в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б – вы и так там будете!
Правило
шестое: избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей. Помните
пословицу: «В огороде бузина, а в Киеве дядька».
И в заключении
о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой.
Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель – это то, что в боевом
приказе на наступление называется «направлением дальнейшего движения». Важно,
чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное – детали.
Теперь
о задачах.
Правило
седьмое: в отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи
должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках
или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.
Закройте
глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и
поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время,
докладывающего о выполнении этих задач. Какие доказательства успешной работы вы
от него ожидаете? Если вы сами не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе – значит, вы плохо
поставили задачу!
Помните:
формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!
Правило
восьмое: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать
несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких
целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не
вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для
ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.
Продолжая
аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки
(наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача
никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.
Раздел 3
«Функции» занимает по объему около 60% всего документа. Это важнейшая часть нормативного
документа. Однако, если вы правильно сформулировали
цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.
Правило
девятое: задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте
«самого» шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф
указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью,
к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной
задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз
то, что в нормативном документе будет называться «функцией».
Повторим
правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть
сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или
нет», можно было ответить односложно. «Да, да», «нет, нет»; а что сверх этого,
то от лукавого». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчиненный
выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый
доклад шефу?
Теперь остановимся
на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных
инструкций.
Правило
десятое. Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и туже конструкцию
предложения. Например:
Цели: 1)
ускорение развития страны, 2) подъем трудовой активности масс, 3) формирование
нового человека, 4) утверждение социалистического образа жизни.
Соответствующие
задачи: 1) поднять благосостояние советских людей на качественно новую ступень,
2) обеспечить такие уровень и структуру потребления материальных, социальных,
и культурных благ, которые…
Вытекающие
из указанных целей и задач функции (действия):
1) намечается
удвоить объем ресурсов, направляемых… 2) партия придает особое значение усилению…
3) предстоит осуществить комплекс мер… 4) будет проводиться линия на… 5) будет
делаться все необходимое для… 6) будут продолжены ускоренный рост и совершенствование
распределения… 7) партия считает задачей первостепенной
важности… 8) намечается осуществление крупных мер по созданию современной сферы
обслуживания, 9) партия считает делом особой социальной значимости ускорение решения
жилищной проблемы и так далее.
Обратите
внимание: цели сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными
без сказуемых-глаголов. Задачи сформулированы иначе – с использованием глаголов
в неопределенной форме. При формулировании функций использовано несколько конструкций:
«намечается/предстоит осуществить то-то и то-то», «будет
сделано то-то и то-то», «партия считает важнейшим делом/задачей то-то и тот-то».
Возможно, различия имеют под собой какую-то основу, а может быть все это исключительно
для красоты. Если вы пишете не новую программу КПСС, то лучше воздержитесь от
лишних красивостей.
Почему важно
придерживаться единого стиля? Да, просто потому что стилистический разнобой отвлекает
инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем
забивать голову лишним – пишите проще!
Правило
одиннадцатое. Инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все
действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим
все в порядке?
Есть один
технический прием. Включите в регламент рабочей операции раздел «обязанности должностных
лиц в связи с исполнением настоящего регламента». Аккуратно выпишите всех должностных
лиц, упомянутых в разделах «Цели и задачи» и «Функции». Аккуратно распределите
все функции между этими должностными лицами. Остались лишние функции, которые
непонятно кто выполняет? Остались должностные лица, которым не досталось ни одной
функции?
Обратите
внимание, что система нормативных документов – это целостная система. Положения
о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций.
Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов
положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для
удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые
формулировки – смотри правило десятое.
Правило
двенадцатое: люди – для того, чтобы принимать решения. Многие авторы инструкций
стараются описать ситуацию, когда все нормально. Но инструкция нужна как раз в
тот момент, когда что-то происходит не так. Большинство инструкций оказываются
бессильными в этот момент. Что же делать?
Реакций на
нештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить
«по команде». Если вы не решаетесь прямо доверить подчиненному
принимать определенные решения – не стесняйтесь включить в должностную
инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова
осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь
нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое
указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую
инстанцию или бросить в корзину для бумаг.
Заключение
Мы рассмотрели
двенадцать правил составления нормативных документов. Мы утверждаем, что следование
этим правилам сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования
в реальной жизни. Что касается краткости, то приведем пример. Автору пришлось
анализировать инструкцию по кредитованию коммерческого банка. Исходный текст состоял
из 13,026 слов или 92,187 символов. После обработки текст сократился до 6,011
слов и 42,246 символов.
Увы, проблема
составления кратких и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто
технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики
и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, «размывают» и «раздувают»
должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях.
И начальники и подчиненные получают возможность маневрировать.
Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные – безупречно
их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.
Б.В. Бахтерев
Статья была опубликована на сайте http://www.rayter.com/
Должностная инструкция Руководителя отдела логистики
Должностная инструкция Водителя-экспедитора
Должностная инструкция Заведующего складом
Должностная инструкция Заведующего складом нефтепродуктов
Должностная инструкция Начальника отдела снабжения
Должностная инструкция Начальника транспортного отдела
Должностная инструкция Представителя предприятия на складе
Должностная инструкция Товароведа
Должностная инструкция Диспетчера
Должностная инструкция Секретаря-референта
Должностная инструкция Водителя погрузчика
Должностная инструкция Водителя
Должностная инструкция Кладовщика
Должностная инструкция Комплектовщика предприятия торговли
Должностная инструкция Грузчика (оператора погрузочно-разгрузочных работ)
Должностная инструкция Бортпроводника службы сервиса на борту
Типовая должностная инструкция Приемосдатчика груза и багажа ОАО "РЖД"
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих
Выпуск 1 (извлечение)
(Аккумуляторщик;
Водитель погрузчика; Машинист автомобилеразгрузчика; Машинист крана
(Крановщик); Подсобный рабочий; Стропальщик; Такелажник; Транспортировщик;
Укладчик-упаковщик.)
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих
Выпуск 53
(Авиационный механик;
Авиационный техник; Аэродромный рабочий; Бортовой оператор; Бортовой
проводник; Бортовой радист; Машинист телескопических трапов; Мойщик
воздушных судов; Электромеханик)
Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям
рабочих (извлечение)
(Водитель автомобиля;
Грузчик; Кладовщик; Комплектовщик товаров; Контролер технического
состояния автомототранспортных средств; Курьер; Маркировщик; Водитель электро- и автотележки; Машинист
телескопических трапов; Механизатор (докер-механизатор) комплексной бригады на
погрузочно-разгрузочных работах; Пломбировщик вагонов и контейнеров;
Приемосдатчик груза и багажа; Приемосдатчик груза и багажа в поездах; Приемщик
поездов; Приемщик товаров; Проводник по сопровождению грузов и спецвагонов;
Сортировщик почтовых отправлений и произведений печати)
Приказ Минтруда РФ от 10 сентября 2015 г. N 626н
Об утверждении профессионального стандарта "Эксперт в сфере
закупок"
Приказ Минтруда РФ от 14 октября 2014 г. N 721н
Об утверждении профессионального стандарта "Логист автомобилестроения"
Приказ Минтруда РФ от 8 сентября 2014 г. N 616н
Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по
логистике на транспорте"
Постановление Правительства РФ от 19 января 2008 г. N 16
Об утверждении перечня работ,
профессий, должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными
средствами или управлением движением транспортных средств
Постановление Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37
Об утверждении квалификационного
справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих
Постановление
Минтруда РФ от 5 марта 2004 г. N 29
Об утверждении квалификационного
справочника должностей руководителей и специалистов организаций гражданской
авиации
Постановление Минтруда РФ от 22 февраля 1999
г. N 3
Об утверждении
квалификационной характеристики должности "Транспортный экспедитор"
Стандарт осуществления закупочной деятельности отдельных видов
юридических лиц
Типовая инструкция по охране труда для аккумуляторщиков ТИ Р М-011-2000
Приказ Росаэронавигации от 11 июня 2009 г. N 130
Об утверждении должностных
регламентов федеральных государственных гражданских служащих управления
организации и контроля особо важных полетов и специальных программ
Федеральной аэронавигационной службы
Приказ Федеральной Налоговой Службы от 22 октября 2004 г. N САЭ-3-15/9
Об
утверждении типовых форм трудового договора, дополнительного соглашения к
трудовому договору и должностной инструкции
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005
г. N 536 О
Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти
Инструкции по применению потребительской продукции
Методические рекомендации. Гигиена труда. Оценка и прогноз профессиональной
надежности и профессионального риска водителей различных автотранспортных
средств
КОММЕНТАРИИ:
Должностная
инструкция - документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника
предприятия.
Должностная
инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых
правоотношениях.
На основании
должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником.
Должностная
инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом
предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения
в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.
См. также:
Краткий терминологический словарь
и библиотека техник логистики
Склад инструкций
|
