Письмо Минфина РФ от 19 марта 2010 г. N 03-03-06/1/153

О первичных документах для подтверждения расходов на оплату услуг по перевозке грузов железнодорожным транспортом и за иные работы и услуги

Вопрос:

ООО, являясь оператором железнодорожного подвижного состава, оказывает в качестве исполнителя своим заказчикам услуги транспортировки, возлагая на себя выполнение в том числе следующих обязанностей.

1. Осуществление за свой счет расчетов за перевозку грузов по территории РФ, а также иные работы и услуги, связанные с перевозкой, выполняемые (оказываемые) российскими перевозчиками ОАО ''Российские железные дороги'' (далее - ОАО ''РЖД'').

2. Осуществление за свой счет расчетов за услуги по сменному сопровождению и охране в пути следования грузов, требующих обязательного сменного сопровождения и охраны в пути следования по территории РФ в соответствии с Приказом МПС России от 18.06.2003 N 38, оказываемые ФГП ''Ведомственная охрана железнодорожного транспорта РФ'' (далее - ФГП ВО ЖДТ РФ).

Для осуществления своей деятельности в целях оказания услуг заказчикам общество заключило с вышеуказанными организациями (своими поставщиками) соответствующие договоры, условиями которых предусмотрено, что факт сдачи-приемки обществу услуг, оказанных вышеназванными организациями, удостоверяется актом оказанных услуг, актом сдачи-приемки оказанных услуг.

Учитывая, что данные услуги оказываются обществу в существенных объемах, непрерывно и систематически, указанные организации (ОАО ''РЖД'' и ФГП ВО ЖДТ РФ) основываются на следующих принципах при оформлении оправдательных документов.

1. Акты составляются за определенный период времени, в котором услуги были оказаны: либо за каждую пятидневку - по договору с ОАО ''РЖД'', либо за месяц - по договору ФГП ВО ЖДТ РФ.

2. Акты датируются последним днем периода, за который услуги были оказаны.

3. К актам прилагаются перечни индивидуальных документов, содержащие сведения по каждой отдельной услуге.

4. К актам не прилагаются индивидуальные документы по каждой конкретной услуге (перевозочные документы и (или) акты, подтверждающие индивидуальные действия по охране и сопровождению конкретных перевозок грузов).

Каждая из указанных организаций настаивает на взаимном оформлении актов с учетом вышеуказанных принципов, отраженных в заключенных договорах.

На данный момент законодательно не закреплено применение унифицированных и (или) специализированных форм первичных учетных документов, удостоверяющих вышеназванные операции, во взаимоотношениях между операторами железнодорожного подвижного состава, железнодорожными перевозчиками и ФГП ВО ЖДТ РФ.

Достаточно ли обществу для ведения бухгалтерского учета (в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ ''О бухгалтерском учете''), а также налогового учета (в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ) вышеуказанных операций в целях формирования документально подтвержденных производственных затрат и иных расходов общества, учитываемых в том числе и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, иметь и применять описанные акты сдачи-приемки оказанных услуг с приложением перечней индивидуальных документов без приложения самих индивидуальных документов (железнодорожных накладных и (или) квитанций о приеме груза к перевозке, актов приема груза под охрану и сдачи из-под охраны и т.п.)?

Ответ:

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов по оплате услуг сторонней организации по перевозке грузов железнодорожным транспортом и их охране и сообщает следующее.

В соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) Министерство финансов Российской Федерации дает письменные разъяснения налогоплательщикам, плательщикам сборов и налоговым агентам по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах. Консультирование указанных лиц по выбору наиболее оптимального для налогоплательщика порядка уплаты налога, проведение экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, методик оценки показателей хозяйственной деятельности этих лиц, а также оценка конкретных хозяйственных операций к обязанностям Минфина России не относятся.

Одновременно сообщаем, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета являются, в частности, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Пунктами 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ ''О бухгалтерском учете'' установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Следовательно, первичные документы служат основанием для ведения как бухгалтерского, так и налогового учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны утверждаться в составе учетной политики организации и содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Таким образом, акт сдачи-приемки услуг, как документ, форма которого не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, может быть сводным. При этом форма такого сводного акта должна утверждаться в составе учетной политики организации, его составляющей, и содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ ''О бухгалтерском учете''.

Что касается вопроса о необходимости представления совместно со сводным актом иных первичных документов, сообщаем следующее.

Как следует из п. 2 Правил о системе и общих требованиях обслуживания грузоотправителей и грузополучателей железными дорогами, утвержденных Указаниями МПС России от 06.12.1995 N С-932у, железнодорожная накладная является договором перевозки, в соответствии с которым перевозчик за установленную плату обязуется доставить в сохранности груз, принятый от грузоотправителя, в место назначения и вручить его грузополучателю или иному специально уполномоченному лицу.

Таким образом, в том случае, если налогоплательщик выступает в роли грузоотправителя или грузополучателя, для подтверждения расходов на оплату услуг по перевозке грузов железнодорожным транспортом он должен иметь свой экземпляр транспортной железнодорожной накладной.

Причем в соответствии с п. 1.3 Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом, утвержденных Приказом МПС России от 18.06.2003 N 39, грузополучателю выдается лист 1 - оригинал транспортной железнодорожной накладной, а грузоотправителю лист 4 - квитанция о приеме груза.

Если, не являясь грузоотправителем и грузополучателем согласно перевозочным документам, налогоплательщик осуществляет расчеты за перевозку грузов, за иные работы и услуги, оказываемые перевозчиком, а также расчеты за сменное сопровождение и охрану в пути следования грузов, для подтверждения указанных расходов для целей п. 1 ст. 252 НК РФ необходимо иметь договор на оказание вышеназванных услуг и акт (сводный акт) сдачи-приемки услуг.

Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.РАЗГУЛИН

Письмо Минфина РФ от 19 марта 2010 г. N 03-03-06/1/153 О первичных документах для подтверждения расходов на оплату услуг по перевозке грузов железнодорожным транспортом и за иные работы и услуги