А ну-ка, угадай-ка, СКОЛЬКО?

 

На этот вопрос ежедневно ищет ответ специалист по закупкам. В решении проблемы управления запасами наряду с ускорением оборачиваемости, регулированием объема запасов и их нормированием важное место занимает определение оптимальных размеров заказов.

Оптимальным размером заказа называется такое количество товара, при котором стоимость получения и хранения единицы товара является минимальной. Это отнюдь не означает, что цена товара должна быть самой низкой. Необходимо рассматривать все расходы, связанные с поставкой данного товара. Для более точного расчета можно разделить их на две группы: расходы на заказы и затраты на содержание запасов.

Расходы на заказы возникают при каждом приобретении товара (закупке каждой партии товара) и включают затраты на контроль за наличием на складе необходимых медикаментов (специальное программное обеспечение, содержание специалиста-провизора, отслеживающего остатки на складе, или стоимость рабочего времени менеджера по закупкам); подготовку заказа (стоимость времени и средств); отправку заказа; получение товара; проверку количества и качества товара; проверку документов на товар; раскладку по местам хранения; подготовку актов о недостаче или пересортице; оприходование товара; бухгалтерские проводки.

Затраты на содержание запасов включают не только арендную плату за сданное во временное пользование складское помещение, как думают многие, но и проценты на средства, вложенные в запасы; налоги; потери от порчи и окончания сроков годности; расходы по складированию и хранению.

Проценты на средства, вложенные в запасы, или стоимость замороженных денежных средств, — чаще всего это наибольшая часть издержек по содержанию запасов. Конечно, если средства не заемные, а собственные и нет необходимости выплачивать, например, проценты за кредит, то может показаться, что не нужно учитывать стоимость средств, вложенных в запасы. Но в таком случае данный показатель представляет собой так называемую стоимость упущенной выгоды или, иначе говоря, тот вероятный доход, который мог быть получен, если бы средства, вложенные в запасы, использовались для других целей либо находились бы на депозите в банке. Проценты по депозиту и есть «стоимость упущенной выгоды». Если уровень рентабельности выше, чем банковские проценты по депозиту, то «стоимость упущенной выгоды» необходимо сравнивать с процентом рентабельности.

Конечно же, точно подсчитать затраты на содержание запасов нелегко, поэтому на практике можно использовать среднюю величину — процент стоимости запаса. За расчетный период (месяц, квартал, год) подсчитывают сумму налогов, страховок, потерь от порчи и уценок. Отношение полученной суммы к средней стоимости запасов плюс процент на средства, вложенные в запасы, и представляет собой коэффициент стоимости содержания запасов.

Рассмотрим на примере определение средней стоимости содержания запасов (табл. 1).

Таблица 1

Если принять «стоимость упущенной выгоды», например, за 2% в месяц (~ 24% в год), то коэффициент стоимости содержания запасов в течение года составит:

17 400 (сумма затрат)/450 000 (стоимость запасов) + 0,24 = 0,28 = 28%.

Таким образом, затраты на содержание запасов стоимостью 100 грн. составляют 28 грн. в год.

Предположим, что ежегодное потребление препарата А — 300 шт., стоимость единицы товара (закупочная цена за упаковку) — 35 грн., затраты на каждый заказ — 10 грн., затраты на содержание товара в запасе в течение года — 30% стоимости товара.

Если количество препарата, необходимое на год, заказать сразу, то запас достигнет 300 шт. плюс резерв, имеющийся в наличии. Если потребность в данном препарате определена точно, то к концу года на складе останется только резервный запас.

Оборотный запас будет изменяться с 300 шт. в начале года до 0 в конце. Следовательно, средняя величина запаса составит половину первоначального количества, то есть 150 шт. Если же вместо одного заказа в 300 шт. в течение года будет сделано 10 заказов по 30 шт., то в оборотном запасе будет находиться от 30 шт. до 0 в течение каждого из 10 циклов потребления, то есть средний запас составит 15 шт.

Следовательно затраты на содержание запаса — это годовая стоимость содержания единицы товара, умноженная на средний уровень запаса.

Таким образом, если сразу заказать 300 шт., то сумма годовых издержек по содержанию запасов составит

35 грн. х 30% х 150 шт. = 1575 грн.

Если заказывать 10 раз по 30 шт., то сумма годовых издержек по содержанию запасов будет равна

35 грн. х 30% х 15 = 157,5 грн.

Суммы затрат в приведенном примере и временные рамки выбраны произвольно для большей наглядности.

Расходы на заказ за период рассчитываются следующим образом.

Если заказ составляет 300 шт. и делается 1 раз в течение года, то стоимость его оформления составит 10 грн., если оформить 10 отдельных заказов по 30 шт. каждый, то годовая стоимость будет равна 100 грн. Чем меньше размер заказа, тем больше годовая сумма расходов на заказы.

Однако необходимо принять во внимание и другие факторы. Например, с увеличением объема заказа уменьшается уровень расходов на единицу закупаемого товара (благодаря скидкам) и транспортные издержки. Вместе с тем увеличиваются затраты на содержание и хранение запасов. Сумма затрат может быть довольно внушительной.

Поэтому задача состоит в определении размера заказа, при котором сумма издержек (расходов на оформление самого заказа и затрат на содержание запаса) будет минимальной.

При любой системе пополнения запасов требуется решить два основных вопроса:

— когда делать заказ?

— сколько товара заказывать?

Например, при системе с фиксированными интервалами между заказами устанавливаются строго определенные сроки получения заказа (например, если фармацевтические заводы или крупные оптовые компании осуществляют кольцевую развозку). Тем самым решается вопрос «когда?». Остается найти ответ на вопрос «сколько?» Для этого в памяти компьютера фиксируют величину «максимального» запаса для каждого наименования препарата.

Максимальный запас может соответствовать количеству препарата, расходуемому за период контроля и поставки, плюс страховой запас.

Размер заказа рассчитывают путем вычитания из максимального запаса остатка на складе.

При системе пополнения запасов через фиксированные промежутки времени следует использовать расчеты для определения оптимальных размеров заказов (ОРЗ), ведь точность заказов способствует минимизации расходов по закупкам и содержанию товаров.

Очевидно, что ОРЗ определяют, сопоставляя издержки на содержание запасов и расходы на заказы. Чем больше запасов на складе, тем дороже их содержание, поэтому товара на складе должно быть меньше и заказывать товар надо чаще. Но чем чаще мы делаем заказы, тем больше расходы по их содержанию. Замкнутый круг? Попробуем разобраться.

Выполним примерный расчет годовых затрат на заказы и хранение препаратов, стоимость которых различна, используя данные табл. 2:

Таблица 2

Произведем расчет годовых затрат:

годовые затраты на заказы (D) = А х (С / F);

годовые затраты на хранение (E) = В х (F / 2);

суммарные годовые затраты (S) = D + E. При различных частоте и размере заказов годовые суммарные затраты изменяются разнонаправленно.

В нашем примере мы исходим из того, что в каждом из трех анализируемых препаратов существует одинаковая потребность — 48 уп. в год. На практике потребность в дешевых препаратах значительно выше в количественном выражении, однако в качестве примера в рассматриваемой таблице приведены некоторые «слабоходовые» медикаменты, которые закупают для расширения ассортимента.

Из табл. 3 видно, что для товаров, стоимость которых невысока, расходы на заказы более весомы, чем затраты на хранение.

Таблица 3

* Курсивом выделены оптимальные варианты заказов.

На практике расчеты выполняют по таблицам, составленным согласно известной формуле Вильсона, которая включает вышеприведенные компоненты и основывается на положении, что при оптимальных объемах партий и периодичности заказов расходы на заказы примерно равны затратам на содержание запасов

 

 

При потребности 48 упаковок в год и данном уровне затрат ОРЗ для препарата стоимостью 0,1 грн. составит

 

 

Приемлемое количество упаковок, кратное 4 (количеству в заводском ящике), — 24. Следовательно, оптимальный заказ — 24 упаковки 1 раз в полгода.

Полученный таким образом ОРЗ реален лишь в том случае, если сбыт и затраты в течение данного периода стабильны. Падение спроса приведет к увеличению времени хранения товара, изменение стоимости единицы товара повлияет на общую сумму выручки, следовательно, изменится ОРЗ.

Что касается товаров широкого ассортимента, пользующихся относительно стабильным спросом, к которым относятся лекарственные средства и изделия медицинского назначения, то рассчитывать объемы очередных заказов можно методом «скользящего среднего». При этом рассчитывают объем реализации в среднем за день за определенный период (который выбирают в зависимости от сезонности спроса и с учетом других факторов, влияющих на продажи) и умножают на то количество дней, в течение которого ожидается реализация заказываемой партии. Полученное количество корректируют с учетом условий поставки (например, минимальное количество или скидка при определенном количестве), а также с учетом анализа тенденций колебаний спроса. Окончательное количество включают в заказ.

Данная методика расчета ОРЗ имеет, на мой взгляд, некоторые недостатки.

Рассчитывая расходы на хранение запасов как процент стоимости товара, мы не учитываем, что хранение таких дешевых товаров, как вата, бинты, настойки, связано с гораздо большими затратами, чем хранение упаковки дорогостоящего препарата. Поэтому данной методикой нужно пользоваться, если товар требует одного уровня затрат на хранение или же разделять товар на группы и рассчитывать уровень затрат на хранение для каждой группы товара.

Виктория Кидонь

Аналитический отдел
«Еженедельника АПТЕКА»

 

СКЛАД ЗАКОНОВ